Na hora de escolher o espaço é importante já ter uma noção do tipo de festa e ambiente que querem para acolherem os vossos amigos e família, isto porque a maioria dos espaços só acolhe um evento por dia.

Se já só dispõe de 6 meses ou menos para a data escolhida, tenham flexibilidade e considerem datas alternativas como sextas feiras, domingos e feriados ou até mesmo mudar o mês para um menos comum para a realização de casamentos, estas mudanças podem significar uma poupança significativa no valor e a disponibilidade de fornecedores conceituados.

O vosso número de convidados vai ajudar na exclusão de algumas opções de espaços. Outros factores que ajudam na escolha do espaço são o facto de dispor ou não do serviço de catering próprio, ter ou não ter decoração, se tem um pacote completo com tudo incluído ou se é uma tela em branco para vocês desenharem tudo à vossa imagem.

Aquando a visita aos espaços (não faça mais que duas visitas por dia) façam-no com tempo e calma, maquina fotográfica ou telemóvel pronto a registar tudo e o bloco de notas já com as vossas anotações e as seguintes questões:

* Qual a capacidade da sala?;

* O espaço é exclusivo a apenas um evento, ou existe a possibilidade de haver mais que um?;

* O que está incluído no valor?;

* O que é permitido e o que não é? ( Decoração por terceiros, aluguer de material…);

* Qual o horário? ( A partir de que horas pode iniciar e até que horas poderá ser a vossa festa, se é possível prolongar a hora do fim…);

* Quais os horários e condições para a montagem e desmontagem? (no caso de existir fornecedores externos);

* Se é necessário algum tipo de licença? (por exemplo a licença de ruído e a pass music).

Durante a visita não descuidem a atenção às casas de banho, acessos, estacionamento e aos espaços exteriores (jardins, terraços, alpendres). Se no vosso caso parte da festa e ou cerimonia for no exterior tenham em consideração as sombras, pensem em alugar guarda-sóis no caso de não haver sombra natural e colocar um bar com águas e refrescos. Tomem também notas sobre o mobiliário de apoio disponíveis, sobre as dimensões dos diferentes espaços e alguns detalhes de segurança, tanto para os mais novos como para os mais velhos.

Se estão a visitar um espaço com o catering incluído peçam para ver uma mesa completa montada, assim no caso de não gostarem dos atoalhados ou louça possam perguntar por outras outras opções, (não se esqueçam de questionarem quais as condições ou valores que podem acrescer) esta dica vale também para quando o catering é um fornecedor externo.

Quando têm fornecedores externos, sejam eles do catering, animação ou decoração (que poderá ser também por vossa conta) sejam exigentes e claros, façam as apresentações atempadamente afim de promoverem sintonia e cordialidade entre ambas as entidades. Para que o vosso dia flua de forma profissional e sereno, é necessário e importante dar responsabilidades, tarefas, timings e contactos.

Questionem também o espaço no caso de o plano principal tiver de ser alterado devido ao tempo, por exemplo. É importante ter um plano B. Na semana anterior confirmem a meteorologia, no caso de não estar a favor do plano A, coloquem em execução as alternativas planeadas.

Depois de tudo discutido e negociado se sentirem confortáveis  acertem e assinem o contrato.

Se já decidiram que o vosso dia vai ser feito em casa, no jardim enorme e lindo que têm, num palácio ou numa quinta vossa têm de ter atenção a vários fatores.

Comecemos pelo catering, este precisa de ser devidamente acomodado e de ter condições para ser realizado todo o trabalho, se não dispõem de uma cozinha suficiente para estes trabalharem, pensem em arranjar uma tenda condicionada com frio.

Decidam o tipo de refeição pretendida, volante, sentada ou buffet, dentro ou fora. No caso de não possuírem o mobiliário necessário para as refeições falem com o responsável pelo catering, por norma eles possuem esse material e terá opções ao vosso gosto.

Se for no verão e tencionam fazer as refeições no exterior, coloquem os buffets mais junto à casa ou num alpendre que tenham. Na escolha da ementa ouça as sugestões do catering sobre o tipo de comida a ser servida em dias quentes e espaços exteriores.

Preparem lounges confortáveis e bonitos com mesas de apoio para a altura dos aperitivos sem esquecer o factor sombra  e para a altura da refeição principal disponham as mesas pelo jardim de modo harmonioso e de modo a agilizar todo o trabalho do catering. No caso de não quererem ter o trabalho e a preocupação de fazer este trabalho contratem uma empresa, e expliquem o que pretendem fazer, eles irão transformar o vosso espaço à vossa imagem.

No caso do vosso espaço nada ter a ver com um belo jardim e mais com um terreno sem graça aluguem uma tenda, limpem e desinfestem o terreno. Se o terreno não tiver um grande desnível, sugerimos escolherem um fornecedor que inclua extrato com opção de nivelação da tenda no terreno.

Notas importantes a não esquecer, reservem as casas de banho da casa para as senhoras e para os senhores aluguem sanitários portáteis, escolham o local para o estacionamento, não esquecendo das condições de trabalho para os fornecedores, estipulem locais para cargas e descargas junto ao local de trabalho e disponham do contato da pessoa responsável. Deleguem um interlocutor de serviço para o dia (se tiverem wedding planner deverá ser ele) pois vai ser um dia de confusão e solicitações e vocês precisam de desfrutar do vosso dia de modo saboroso e menos tenso. Avisem os vosso vizinhos com antecedência, assim evitam mau estar e algum inconveniente no dia, no fim agradeçam com um pequeno mimo.

Dicas importantes a não esquecer:

* Avaliar devidamente os espaços;

* Não aceitem a “decoração da casa”, se não é o que vos agrada, o dialogo e a flexibilidade são sempre o melhor caminho;

* Ao casar em casa, confirmem todas as necessidades dos fornecedores, reunindo com cada um deles;

* Antecipem pontos de luz e de energia no exterior para animação, pista de dança, acessos, tenda, e locais com pouca iluminação, e acautelem a potência do quadro eléctrico.

* Elaborem um plano e partilhem indicando os locais de estacionamento e/ou alternativas de acesso.

Por fim, descontraiam e relaxem.